Website-Pflege: Selbst machen oder Wartungsvertrag?

01Was "Pflege" überhaupt bedeutet

Vier verschiedene Dinge, die ständig in einen Topf geworfen werden.

Wenn zwei Angebote für Website-Pflege um den Faktor fünf auseinanderliegen, ist meistens nicht der eine teuer und der andere fair. Sie sprechen über unterschiedliche Leistungen. "Pflege", "Wartung", "Betreuung" und "Support" sind keine geschützten Begriffe, und jeder Anbieter füllt sie anders. Bevor du Preise vergleichst, musst du sauber trennen, welche der vier Ebenen du eigentlich meinst. Sonst vergleichst du einen Hosting-Vertrag mit einer Redaktionspauschale.

Die vier Ebenen

1. Betrieb: Hosting, Domain, Zertifikate, Mailpostfächer. Läuft im Hintergrund, kostet Geld, aber kaum Zeit. Das ist die Grundgebühr, nicht die Pflege.
2. Technische Wartung: Updates, Backups, Sicherheitsprüfungen, Ladezeit im Auge behalten, kaputte Links finden. Das ist der Teil, den die meisten meinen, wenn sie "Wartungsvertrag" sagen.
3. Inhaltliche Pflege: neue Referenzen, aktuelle Preise, ein neues Teammitglied, ein Blogbeitrag, Öffnungszeiten an Feiertagen. Das ist die Ebene, die am meisten Zeit frisst und am seltensten im Vertrag steht.
4. Weiterentwicklung: neue Landingpage, zusätzliche Sprache, Formular umbauen, Buchungssystem anbinden. Das ist Projektarbeit, kein Wartungsposten, und gehört separat kalkuliert.

Die meisten Konflikte entstehen an der Grenze zwischen Ebene drei und vier. Der Kunde denkt "das sind doch nur zwei Sätze", der Dienstleister sieht eine halbe Stunde Arbeit plus Test plus Deployment. Ein guter Vertrag zieht diese Linie schriftlich und sagt klar, was im Kontingent liegt und was extra kostet. Wenn ein Angebot diese Grenze offen lässt, ist das kein Entgegenkommen, sondern eine spätere Diskussion.

Ein zweiter Punkt, der oft untergeht: Wie viel Pflege eine Seite braucht, wird beim Bau entschieden, nicht danach. Eine individuell gebaute, schlanke Seite ohne Plugin-Wildwuchs kann jahrelang mit minimalem Aufwand laufen. Eine Installation mit 28 Erweiterungen, drei Page-Buildern und einem gekauften Theme aus einem Marktplatz produziert dauerhaft Arbeit. Das ist der Grund, warum Pflegekosten schon beim Angebotsvergleich eine Rolle spielen sollten und nicht erst ein Jahr später.

02Die Aufgaben im Einzelnen: Frequenz und Zeitaufwand

Was tatsächlich zu tun ist, wie oft, und wie lange es dauert.

Die folgende Tabelle ist die ehrliche Aufgabenliste für eine typische Firmenwebsite mit 10 bis 30 Unterseiten auf einem gängigen Content-Management-System. Die Zeitangaben sind Erfahrungswerte für jemanden, der weiß, was er tut. Wenn du dich in jede Aufgabe erst einarbeiten musst, rechne beim ersten Mal mit dem Drei- bis Fünffachen. Die letzte Spalte ist wichtiger als die anderen beiden: Sie zeigt, was du riskierst, wenn die Zeile ausfällt.

Zwei Zeilen aus dieser Tabelle verdienen besondere Aufmerksamkeit. Die erste ist der Backup-Test. Ein Backup, das noch nie zurückgespielt wurde, ist eine Behauptung, kein Sicherheitsnetz. In der Praxis läuft es häufig darauf hinaus, dass zwar Dateien gesichert wurden, aber nicht die Datenbank, oder dass die Sicherung seit acht Monaten mit einem Fehler abbricht, den niemand liest. Ein einziger vollständiger Testlauf pro Halbjahr beantwortet die Frage, die im Ernstfall über einen Tag oder eine Woche Ausfall entscheidet.

Die zweite ist die Serverumgebung. Sprachversionen wie PHP werden nur eine begrenzte Zeit gepflegt, üblicherweise rund zwei Jahre mit vollen Fixes und danach etwa ein weiteres Jahr nur noch mit Sicherheitsupdates. Danach ist Schluss. Wer diesen Sprung nicht plant, macht ihn irgendwann unter Zeitdruck, weil der Hoster die alte Version abschaltet. Der geplante Umstieg kostet ein bis zwei Stunden, der ungeplante einen kompletten Arbeitstag plus schlechte Laune.

03Wie viel Zeit im Jahr wirklich zusammenkommt

Aus Minuten pro Aufgabe werden Stunden pro Jahr. Hier ist die Rechnung.

Einzelne Aufgaben wirken harmlos. Zwanzig Minuten hier, zehn Minuten da. Aufsummiert über zwölf Monate ergibt sich ein Bild, das viele überrascht. Die folgende Tabelle rechnet die Aufgaben aus dem vorigen Kapitel auf ein Jahr hoch, getrennt nach Seitentyp. Die Spanne bildet ab, ob die Seite technisch schlank ist oder ob viele Erweiterungen und externe Dienste im Spiel sind.

Diese Zahlen sind Erfahrungswerte, keine Norm. Sie schwanken vor allem mit zwei Faktoren: wie viele externe Bausteine eingebunden sind und wie oft sich deine Inhalte ändern. Ein Handwerksbetrieb mit stabilem Leistungsangebot liegt am unteren Rand, eine Kanzlei mit monatlichen Fachbeiträgen am oberen. Wichtig ist die Trennung der beiden Spalten: Die technische Wartung kannst du komplett abgeben, die inhaltliche Pflege nie ganz, weil nur du weißt, was sich in deinem Betrieb geändert hat.

Jetzt wird daraus eine Geldrechnung. Nimm den Stundenwert deiner eigenen Arbeitszeit, nicht deinen Gehaltszettel, sondern das, was eine Stunde deiner Zeit im Betrieb erwirtschaftet. Für viele Selbstständige und Betriebsinhaber liegt dieser Wert zwischen 50 und 120 Euro. Bei 20 Stunden Pflegeaufwand im Jahr und 70 Euro Stundenwert sind das 1.400 Euro an gebundener Arbeitszeit. Das ist der Betrag, gegen den du jeden Wartungsvertrag vergleichen musst, nicht gegen null.

04Was Wartungsverträge in Deutschland kosten

Preisstufen, typische Inhalte und die Frage, was fehlt.

Für Wartungspakete gibt es keine Preisliste und keinen Marktstandard. Was es gibt, sind wiederkehrende Muster. In der Praxis liegen die Angebote für kleine und mittlere Firmenseiten meist zwischen 30 und 300 Euro im Monat, mit Ausreißern nach oben bei Shops und Portalen. Die folgende Einordnung ist ein Erfahrungswert aus dem deutschsprachigen Markt und keine amtliche Statistik, sie hilft dir aber, ein Angebot einzusortieren.

Die letzte Zeile ist der häufigste Etikettenschwindel in diesem Bereich. Ein Hosting-Paket mit automatischem Backup ist keine Wartung. Es hält den Server am Laufen, aber niemand schaut sich deine Seite an, niemand testet nach einem Update, niemand meldet sich, wenn ein Formular kaputt geht. Wenn im Angebot nur Speicherplatz, Traffic und SSL stehen, kaufst du Betrieb, nicht Pflege. Wie du solche Posten in einem Angebot sauber auseinanderhältst, steht ausführlicher im Ratgeber zum Angebotsvergleich.

Ein Wort zu Stundensätzen: Wenn Wartung nach Aufwand abgerechnet wird, liegen die Sätze für Webentwicklung in Deutschland erfahrungsgemäß zwischen 70 und 140 Euro pro Stunde, je nach Region und Spezialisierung. Rechne das gegen die Pauschale. Ein Paket für 99 Euro im Monat entspricht ungefähr einer Stunde Facharbeit. Wenn ein Anbieter dafür fünf Stunden Kontingent verspricht, ist entweder das Kontingent theoretisch oder der Preis nicht haltbar. Beides solltest du vorher wissen wollen.

Nebenbei relevant für die Kalkulation: Laufende Wartungs- und Hostingkosten sind für Betriebe in aller Regel sofort abziehbare Betriebsausgaben, anders als die Erstellung der Website selbst, die je nach Höhe über mehrere Jahre abgeschrieben wird. Das verschiebt die Rechnung leicht zugunsten des laufenden Vertrags. Details dazu gehören in die Steuerberatung und stehen im Ratgeber zum steuerlichen Absetzen der Website.

05Selbst machen oder Vertrag: der direkte Vergleich

Kriterium für Kriterium, ohne Schönfärberei in beide Richtungen.

Es gibt keine allgemein richtige Antwort. Es gibt eine richtige Antwort für deine Situation, und die hängt an drei Dingen: an deiner technischen Sicherheit, an der Verfügbarkeit deiner Zeit und daran, was ein Ausfall dich kostet. Die folgende Gegenüberstellung zeigt, wo Eigenarbeit wirklich gewinnt und wo sie nur billiger aussieht.

Wann Eigenarbeit die bessere Entscheidung ist

Es gibt klare Fälle, in denen ein Wartungsvertrag Geldverschwendung ist. Wenn deine Seite eine schlanke, statisch gebaute Visitenkarte ohne Datenbank und ohne Formularlogik ist, kann der jährliche Wartungsbedarf tatsächlich bei zwei bis vier Stunden liegen. Wenn du dich technisch wohlfühlst, dir feste Termine im Kalender einträgst und Freude daran hast, deine eigene Seite zu verstehen, ist Eigenarbeit vernünftig. Und wenn die Website ein Nebenprojekt ohne wirtschaftliche Bedeutung ist, bei dem ein zweitägiger Ausfall niemanden stört, dann reicht der Baukasten mit Rundum-Sorglos-Paket, und dieser ganze Artikel ist für dich Überinformation.

Wann der Vertrag rechnerisch gewinnt

Der Kipppunkt liegt dort, wo eine der drei Bedingungen nicht mehr stimmt. Erstens: Wenn über die Website Anfragen oder Bestellungen hereinkommen, die du nicht verlieren willst, ist ein stiller Ausfall teuer. Zweitens: Wenn du die Wartung technisch nicht sicher beherrschst, ist der erste Ernstfall kein Lernprojekt, sondern ein Notfall. Drittens: Wenn dein Kalender jetzt schon voll ist, wird die Wartung nicht stattfinden, egal wie fest du es dir vornimmst. In diesen Fällen kostet der Vertrag nicht Geld, sondern er kauft die Wahrscheinlichkeit, dass es überhaupt gemacht wird.

06Was passiert, wenn du es einfach lässt

Nicht Weltuntergang, aber ein sehr vorhersehbarer Verfall.

Eine ungepflegte Website bricht nicht am nächsten Tag zusammen. Sie verfällt leise, und genau das macht es gefährlich. Weil nichts sichtbar kaputt geht, entsteht der Eindruck, dass Wartung überflüssig ist. Der Schaden zeigt sich erst gebündelt, meistens zum ungünstigsten Zeitpunkt. Der typische Verlauf über zwei bis drei Jahre sieht so aus.

1. Nach 3 bis 6 Monaten: Erste Updates fehlen. Nichts passiert sichtbar. Die Angreifbarkeit steigt, weil bekannte Lücken öffentlich dokumentiert sind.
2. Nach 6 bis 12 Monaten: Einzelne Funktionen brechen. Ein Formular verschickt keine Mails mehr, eine Karte lädt nicht, ein Bild fehlt auf dem Handy. Du erfährst es nicht, weil niemand anruft, um zu sagen, dass er nicht anrufen konnte.
3. Nach 12 bis 24 Monaten: Die Ladezeit sinkt, die Seite fällt in den Suchergebnissen zurück. Rechtstexte passen nicht mehr zu den eingebundenen Diensten. Der Update-Rückstand ist so groß, dass ein Sprung riskant wird.
4. Nach 24 Monaten und mehr: Updates lassen sich nicht mehr sauber einspielen, weil Erweiterungen nicht mehr zusammenpassen oder gar nicht mehr weiterentwickelt werden. Aus Wartung wird ein Relaunch.
5. Im Störfall: Kompromittierte Seiten werden von Browsern und Suchmaschinen als unsicher markiert, oder der Hoster nimmt sie vom Netz. Bereinigung, Wiederherstellung und Wiederaufbau des Vertrauens dauern deutlich länger als der Schaden selbst.

Der finanzielle Effekt ist unangenehm asymmetrisch. Wartung kostet planbar wenig und dauerhaft. Reparatur kostet unplanbar viel und sofort. Die Bereinigung einer gehackten Seite mit anschließender Absicherung liegt erfahrungsgemäß im Bereich mehrerer hundert bis über tausend Euro, je nach Umfang und Zustand des Backups. Ein erzwungener Relaunch, weil die alte Basis nicht mehr zu retten ist, beginnt in der Praxis im niedrigen vierstelligen Bereich. Damit finanzierst du je nach Paket zwei bis fünf Jahre Wartung.

Dazu kommen die Kosten, die in keiner Rechnung auftauchen. Anfragen, die nie ankamen. Kunden, die eine Seite mit Sicherheitswarnung gesehen haben. Ein Preis auf der Website, der seit acht Monaten falsch ist, und ein Gespräch, in dem du das erklären musst. Diese Posten sind schwer zu beziffern, aber sie sind real, und sie treffen meist genau die Betriebe, für die die Website tatsächlich Anfragen bringt.

07Einen Wartungsvertrag richtig prüfen

Fünf Punkte, die drinstehen müssen, und drei, bei denen du nachhaken solltest.

Ein Wartungsvertrag ist eine Wette auf Verlässlichkeit. Entsprechend zählt weniger der Preis als die Frage, was im Zweifelsfall gilt. Die meisten Enttäuschungen entstehen nicht, weil jemand schlecht arbeitet, sondern weil zwei Seiten unterschiedliche Vorstellungen davon hatten, was vereinbart war. Diese Punkte gehören schriftlich geklärt, bevor du unterschreibst.

1. Leistungsumfang in Aufgaben, nicht in Adjektiven. "Regelmäßige Betreuung" ist nichts. "Monatliche Updates inklusive Sichtprüfung auf Mobil und Desktop" ist etwas.
2. Frequenz und Reaktionszeit getrennt benannt. Wie oft wird gewartet, und in welcher Zeit wird auf eine Störung reagiert? Beides in Werktagen oder Stunden, nicht in "zeitnah".
3. Änderungskontingent mit klarer Definition: wie viele Minuten oder Stunden, was zählt hinein, was ist Projektarbeit, verfällt Nichtgenutztes am Monatsende?
4. Backup-Regel: Wie oft, wie viele Stände werden aufbewahrt, wo liegen sie, und wer kann sie zurückspielen. Und ob die Rückspielung im Preis enthalten ist.
5. Ausstieg: Kündigungsfrist, und vor allem was du beim Ausstieg bekommst. Vollständiger Datenbank- und Dateiexport, Domain-Auth-Code, Zugänge. Schriftlich.

Drei Formulierungen, bei denen du nachfragen solltest

Ein Kriterium wiegt schwerer als alle anderen: Kommst du an deine eigene Website heran, auch ohne den Dienstleister? Wenn Domain, Hosting und Code bei dir liegen oder auf dich übertragbar sind, ist ein Wartungsvertrag eine Dienstleistung, die du jederzeit beenden kannst. Wenn nicht, ist er eine Abhängigkeit mit monatlicher Zahlung. Bei Pixylmedia ist das der Grund, warum Website, Domain und Code grundsätzlich dem Kunden gehören und der Care-Plan ab 99 Euro im Monat monatlich kündbar bleibt: Ein Vertrag, den man nur wegen der Zugänge behält, ist kein guter Vertrag.

Prüfe außerdem, ob der Vertrag zu deiner tatsächlichen Nutzung passt und nicht zum Maximalfall. Viele Anbieter verkaufen die mittlere Stufe als Standard, obwohl die Basisstufe für eine schlanke Firmenseite völlig reicht. Wenn du zwei Jahre lang nie ein Änderungskontingent aufgebraucht hast, zahlst du für eine Möglichkeit, nicht für eine Leistung. Ein Wechsel nach unten ist genauso legitim wie einer nach oben, und ein guter Anbieter schlägt ihn von sich aus vor.

08Fazit: die ehrliche Empfehlung

Was du konkret als Nächstes tun solltest.

Website-Pflege ist keine Frage von Geld gegen kein Geld, sondern von Geld gegen Zeit gegen Risiko. Für eine typische Firmenseite mit 15 bis 40 Unterseiten fallen realistisch 20 bis 45 Stunden Pflegeaufwand im Jahr an, davon etwa die Hälfte technisch. Diese Hälfte lässt sich vollständig abgeben und kostet in der Praxis meist zwischen 30 und 200 Euro im Monat. Die andere Hälfte, die Inhalte, bleibt bei dir, egal welchen Vertrag du unterschreibst. Wer damit rechnet, trifft eine gute Entscheidung. Wer glaubt, ein Vertrag nehme ihm auch das Denken über die eigenen Inhalte ab, wird enttäuscht.

Die konkrete Empfehlung, gestaffelt nach Situation.

Wenn du nur eine Sache aus diesem Artikel mitnimmst, dann diese: Mach die fünf Prüfungen aus dem Kasten weiter oben, heute, und schreib dir das Ergebnis auf. Danach weißt du, ob du über Wartung oder über Reparatur sprichst. Das sind zwei verschiedene Gespräche mit zwei verschiedenen Preisschildern, und die Reihenfolge ist nicht verhandelbar. Erst der Zustand, dann der Vertrag.

Und wenn du dich am Ende für Eigenarbeit entscheidest: Trag dir jetzt zwölf Termine ein, jeweils 30 Minuten, einer pro Monat. Nicht "wenn Zeit ist", sondern als fester Termin mit Erinnerung. Die meisten Seiten verfallen nicht, weil jemand die falsche Entscheidung getroffen hat, sondern weil nie ein Termin dafür existierte.